jeudi 16 février 2017

#ToolTip01 Dynamics 365 : Utilisation du Bulk Workflow Execution

Cet article est le premier article consacré aux outils disponibles dans la ToolBox développée par Tanguy Touzard.

Pour ce premier article, je vais présenter l’outil nommé “Bulk Workflow Execution”. 

L’objectif de cet outil est de déclencher un Processus pour une vue (ou du code FetchXML) d’enregistrements de Dynamics 365.
Le contenu des processus est libre de toutes actions. Cela peut être un simple processus de mise à jour d’un champ ou un processus multi-conditionnel, etc…


Les prérequis pour utiliser l’outil sont les suivants :
  • Processus déclencher à la main (Je vous conseille d’activer la suppression des activités de workflow terminées afin de limiter l’utilisation de votre espace de stockage)
  • Une vue CRM (Système ou Personnelle) sur l’entité ciblée par le processus précédent
Il faut ensuite lancer l’outil via la ToolBox, (Se connecter à une organisation) :


Sélectionner ensuite un processus dans la liste de processus proposé : (Seuls les processus à la demande sont listés)


Sélectionner une vue pour viser le périmètre des enregistrements souhaités.

Avant de lancer le processus, vous pouvez vérifier le nombre d’enregistrements qui vont être affectés :


Cliquer ensuite sur Start Workflows pour déclencher votre processus.

Cet outil est très pratique pour la mise à jour en masse d’enregistrements. Par expérience, je vous conseille cet outils à partir de 1000 enregistrements à mettre à jour. En dessous de ce nombre, il est préférable de le faire à la main via la recherche avancée (250 par 250)

lundi 13 février 2017

#Tip13 Dynamics 365 : Optimisation du formulaire prospect

Le formulaire Prospect est peuplé de champs souvent non utilisés. Pire, ces champs peuvent provoquer la création de doublons lors de la conversion du prospect en opportunité.

Prenons l’exemple des champs faisant référence à la Société ou au contact du prospect. Les champs “Compte Existant ?“ et “Contact Existant ?” permettent de lier le prospect à des enregistrements déjà existant de votre CRM Dynamics 365.

L’objectif de ces champs est de, lors de l’inclusion du prospect en opportunité, de lier des éléments déjà existants du CRM plutôt que de créer des doublons.

Remarque : Sans la mise en place de détection de doublon et le non remplissage de ces champs, il y a un risque très important de créer des doublons dans votre organisation.

Pour guider vos utilisateurs au remplissage du formulaire prospect, il est possible de rajouter des formulaires d’aperçu et quelques règles métiers.
Pour commencer, vérifier que vos deux champs se trouvent bien dans la première étape de votre Business Process Flow. Si vous n’utilisez pas les BPF, faites en sorte à placer vos champs en évidence.
Vous pouvez par exemple les placer dans un section nommée : “Veuillez rechercher et lier des éléments existants à votre prospect :”
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Au remplissage de ces champs, il est possible de mettre en place les règles métiers suivantes :
  • Si Contact Existant? contient des données alors
    • Masquer le champ Salutation
    • Masquer le champ Nom
    • Masquer le champ Fonction
    • Masquer le champ Téléphone Professionnel
    • Masquer le champ Téléphone mobile
    • Masquer le champ Courrier Electronique
  • Si Compte Existant? contient des données alors
    • Masquer le champ Société
    • Masquer le champ Secteur d’activité
    • Masquer le champ Site Web
    • Masquer le champ Adresse
    • Masquer le champ Chiffre d’affaire annuel
    • Masquer le champ Nombre d’employés
    • Masquer le champ Code NACE
De plus, à la place de ces champs, vous pouvez placer des formulaires d'aperçu :
  • Si “Contact Existant?” contient des données
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  • Si “Compte Existant?” contient des données
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La mise à jour de ces champs est indispensable pour optimiser la base de données.