vendredi 24 mars 2017

#ToolTip05 : Marketing List manager

Le Marketing List Manager permet de connaître le nombre exact de membres des listes Marketing. Cet outil est très pratique lorsque le nombre d’enregistrement dépasse les 5000 membres.
L’édition du code FetchXml est également possible. La construction de requête plus complexe est donc possible hors CRM.
Exemple dans une liste Marketing :
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L’objectif de cet outil est de faciliter le calcul du nombre de membres dans les listes Marketing Statiques et Dynamiques.Les prérequis pour utiliser cet outils sont les suivants :

  • Avoir des listes marketing créées dans le CRM
Pour utiliser le Marketing List Manager, il faut ouvrir la ToolBox et se connecter à une organisation.

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Cliquer sur Marketing List Manager. Cliquer sur Load Marketing Lists. Cela permet de charger l’ensemble des listes marketing du CRM.

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Suite au chargement des listes marketing, il est possible de voir un premier comptage, voir dans la colonne Member count
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Pour les listes Marketing possédant plus de 5000 enregistrement identifiées dans le CRM, il faut sélectionner la liste puis cliquer Force Member Count

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Le calcul se lance automatiquement, un nombre estimatif progressif apparaît dans une popup

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A la fin du calcul, le nombre d’enregistrement apparaît dans la colonne Member Count

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On peut observer plus d’un million de membres dans cette liste Marketing ! Il faut sûrement affiner les critères de recherche pour réduire le nombre de membres…
Pour mettre votre propre code FetchXml, il faut utiliser le cadre en dessous de la liste des listes. Dans le code ci-dessous, modification d’un opérateur.

Code existant :
<fetch version="1.0" output-format="xml-platform" mapping="logical" distinct="false"><entity name="contact"><attribute name="fullname" /><attribute name="telephone1" /><attribute name="contactid" /><order attribute="fullname" descending="false" /><filter type="and"><condition attribute="birthdate" operator="not-null" /></filter></entity></fetch>

Code modifié :
<fetch version="1.0" output-format="xml-platform" mapping="logical" distinct="false"><entity name="contact"><attribute name="fullname" /><attribute name="telephone1" /><attribute name="contactid" /><order attribute="fullname" descending="false" /><filter type="and"><condition attribute="birthdate" operator="null" /></filter></entity></fetch>

Lorsque le code est modifié, cliquer sur la disquette pour sauvegarder

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Suite au clic sur Force Member Count, le résultat est maintenant différent

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Attention : La modification du code FecthXml est prise en compte dans le CRM, il faut refaire la modification pour revenir en arrière.

lundi 20 mars 2017

#ToolTip04 : Manage NN Relationships

Le Manage NN Relationship permet de lier deux enregistrements existants dans le CRM liés par une relation N:N.

L’objectif de cet outil est d’importer et de créer via un fichier Excel des relations entre les enregistrements.
Les enregistrements doivent être déjà existant dans le CRM.

Exemple : Suite à l’utilisation, des comptes/contacts/prospects existant dans le CRM peuvent être importés directement dans une liste Marketing existante.


Les prérequis pour utiliser cet outils sont les suivants :
  • Fichier Excel contenant deux colonnes
    • Première colonne : Premier type d’enregistrement (Exemple : Contacts)
    • Seconde colonne : Second type d’enregistrements (Exemple : Liste Marketing)
Exemple de la composition du Fichier Excel (Enregistré au format CSV, séparateur point-virgule):

Il faut ensuite lancer l’outil via la ToolBox, (Se connecter à une organisation - Voir la page d'aide) :

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Cliquer sur “Load Metadata” pour charger l’ensemble des entités du CRM. Choisir ensuite une première entité dans la liste “First Entity” (Ici, sélection de Liste Marketing). Les relations N:N pour cette entité s’affichent dans la liste “Relationship”.
Mais avant de sélectionner une relation, il faut choisir quel est le champ servant de clé primaire ‘'(Clé de référence). Cette clef permet d’identifier les enregistrements qui doivent être liés.
Pour cet exemple, je choisis le champ Nom.


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Dans la liste des Relations, je choisis la relation nommée “Listmember”. Par défaut, la seconde entité est automatiquement sélectionnée car elle correspond à la relation NN entre les deux entités.
Pour compléter, je choisis la seconde clé primaire “Nom complet”.

Sélectionner ensuite votre fichier Excel et sélectionner le séparateur Point-virgule dans le menu (Cas d’un fichier au format CSV) :

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Cliquer ensuite sur “Import”.
Pour mon exemple, ma liste Marketing était vide avant de lancer l’import :

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Dans les logs de l’outils, on peut observer que la création des relations est en succès :

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Dans la liste Marketing (Après rafraîchissement), les membres sont maintenant visibles :

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