jeudi 14 avril 2016

Microsoft Dynamics CRM : Gestion des objectifs

Introduction

Les objectifs Dynamics CRM sont des éléments standards. La mise en place de ces derniers ne demandent pas énorménent de temps et permettent de visualiser l'état d'avancée de ces ventes, la suivi de ces résultats de traitement des incidents, etc... en un clin d'oeil.

Cette fonctionnalité est constituée de trois entités :
  • Objectif : C'est l'entité de référence. Elle permet de déterminer le propriétaire (utilisateurs/équipes) et la cible (En cours / Réel) à atteindre
  • Mesure de l'objectif : Cette entité stocke le ou les champs qui détermineront le résultat des objectifs
  • Requête de rapport : Affiner le nombre d'enregistrement pris en compte pour les cibles en cours et réelles
Un objectif doit être créé par propriétaire. Exemple : Chaque utilisateur doit posséder son propre objectif pour suivre a propre avancée.
Les mesures de l'objectif sont réutilisables sur plusieurs objectifs différents et les requêtes de rapport également.

Des graphiques spécifiques aux objectifs (et non modifiable) sont disponibles en standard.
Il y a trois différents graphiques :
  • Pour les objectifs monétaires
  • Pour les objectif décimaux
  • Pour les objectifs basé sur le nombre d'enregistrements
Les vues de l'entité Objectif sont éditables (Notamment "Mes objectifds" actifs ou "Objectifs actifs")

Création d'un nouvel Objectif

Note : Pour cette nouvelle création d'objectif, les couleurs des graphiques ont été modifiés. Pour réaliser ce type de modification, vous pouvez vous rendre sur le blog suivant : CRMChartGuy

Pour créer un nouvel objectif, il faut se rendre dans Marketing/Ventes/Services et cliquer sur Objectif.



Cliquer sur "Nouveau"



Donner un nom à l'objectif, choisir un "propriétaire cible" et choisir une mesure de l'objectif (Déterminer la période de suivi des objectifs)



Dans la mesure de l'objectif, il faut déterminer les champs cible pour le suivi de l'objectif "En cours" et "Réel".
Exemple:
  • Le champ "En cours" peut être "Revenu estimé" de l'entité opportunité
  • Le champ "Réel" peut être "Revenu total" de l'entité Opportunité




Dans la fenêtre pour choisir le champ cible, il faut déterminer l'entité, le champ et éventuellement le statut de l'entité.
Cliquer sur "Enregistrer et Fermer"



La mesure de l'objectif ne peut contenir que deux champs respectivement pour le "En cours" et "Réel" (Un troisième champ custo peut être également choisit -- Cette barre de suivi de l'objectif s'ajoute automatiquement sur le graphique)

Dans la fenêtre de l'objectif, il faut déterminer la cible (Monétaire, Nombre ou Décimal)




Dans l'état, l'objectif est prêt à être utilisé, mais l'ensemble des enregistrements est pris en compte dans l'objectif.
Il est possible d'affiner les champs de report des objectifs (En cours et Réel) via les requêtes de rapport.
Pour les deux requêtes, un module de recherche avancée est disponible pour affiner la liste des enregistrements pris en compte dans l'objectif.




Enregistrer et fermer l'objectif.


Résultat

Voici le résultat suite à la mise en place de notre objectif sur des champs de l'entité Opportunité :

Suivi de l'objectif dans un tableau de bord

Conclusion

Les objectifs permettent de suivre l'avancée de processus comme le suivi des opportunités ouvertes et conclues, le suivi des incidents ouverts et clôturées (résolus ou non), le nombre de rendez-vous par compte, etc...

samedi 9 avril 2016

Microsoft Dynamics CRM : Créer un champ Calculé

Introduction

Les champs calculés (comme les champs cumulés) permettent de réaliser des opérations entre un ou plusieurs champs.Le type de champ "Calculé" est disponible pour la liste des champs ci-dessous :
  • Une seule ligne de texte
  • Groupe d'option
  • Deux options
  • Date et heure
  • Devise
  • Nombre décimal
  • Nombre entier
La liste des opérateurs disponibles est la suivante :
Source : Page TechNet
Tous ces opérateurs peuvent être utilisés lors de la modification du champ calculé. Microsoft a intégré l'auto complétion afin de paramétrer plus facilement le champ. 

Création du champ Calculé

Pour créer un champ type Calculé, se rendre dans la personnalisation, ouvrir une liste de champs sur un entité et cliquer sur "Nouveau":

Remplir le nom du shéma et le nom complet du champ. Pour cet exemple, un champ Devise est créé et typé Calculé :



Pour modifier les règles de calcul et les conditions, cliquer sur "Modifier". La fenêtre suivante s'ouvre :


Des conditions peuvent être ajoutées.


Des vérifications peuvent être réalisées sur des champs d'entités liées (Relation N:1 par rapport à l'opportunité ici).

Comme indiqué précédemment, l’auto complétion proposant les opérateurs et les champs est disponible : (Tous les opérateurs du tableau sont disponibles ici)


Pour notre exemple, le calcul suivant est réalisé : Montant Budgété - Revenu Estimé


La calcul est facilement mis en place grâce aux deux noms techniques des champs sélectionnés et l'opérateur "-".
Cliquer sur le bouton Valider et enregistrer la formule.

Le champ calculé est créé et paramétré.

Résultat

Les trois champs ont été placés sur le formulaire pour cet exemple (Il n'y a aucune obligation d'affichagfe des champs pour que le calcul fonctionne) 

Se rendre sur une opportunité et remplir les champs utilisés pour la cal (ici Montant Budgétaire et Revenu Estimé) :

En changeant une des deux valeurs, le calcul est automatiquement effectué (Après un enregistrement automatique ou manuel) :



Conclusion

Les champs calculés sont une excellente alternative au code Javascript souvent utilisé sur les précédentes versions. Ils peuvent être le résultat de remplissage de champs via les processus, les plugins, etc...
Ils sont également disponibles dans les vues, la recherche avancée, les graphiques.