lundi 17 avril 2017

#ToolTip07 : Bulk Record Assigner

Le Bulk Record Assigner permet de réattribuer à un utilisateur ou à une équipe des enregistrements en masse.

L’objectif de cet outil est de rapidement remplacer le propriétaire par un autre pour une liste d’enregistrement donné.
Exemple : Un utilisateur quitte la société et ces opportunités ouvertes risquent d’être perdues, en tant que directeur commercial, je souhaite assurer la transition en m’occupant de ces opportunités.
Pour utiliser cet outil, voici les prérequis :
  • Avoir les droits / privilèges suffisant pour réattribuer des enregistrements pour une ou des entités données
Dans le cadre de mon exemple, le contact Emma Dubois  appartient à l’utilisateur Julien Miquel, je vais le réattribuer à Tanguy Touzard via l’outil. Avant l’exécution de l’outil, le contact est paramétré ainsi :
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Pour utiliser Bulk Record Assigner, ouvrir XrmToolBox, se connecter à une organisation puis cliquer sur l’outil.
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Cliquer sur Load CRM Data pour charger les données du CRM.
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Sélectionner l’entité ciblée par la réattribution.
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Choisir ensuite l’utilisateur propriétaire encours des enregistrements puis l’utilisateur cible pour la réattribution.
Remarque : La réattribution concernent les équipes également.

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Cliquer ensuite sur Assign. Laisser le l’outil exécuter l’attribution.
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Une petite popup s’ouvre pour présenter le résultat global de la réattribution.
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Dans le CRM, en réalisant une mise à jour sur le contact Emma Dubois, on peut observer que l propriétaire a bien été modifié
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mardi 11 avril 2017

#Tip17 Dynamics 365 : Partager une vue personnelle

Dynamics permet à chaque utilisateur de créer ses propres vues personnelles via la recherche avancée. La création de vue permet d’étendre les capacités de recherche et de personnaliser sa propre expérience utilisateur.
Pour les administrateurs du système, cela évite également une surcharge des vues par entité, ce qui impacte cette expérience utilisateur.
Les vues personnelles sont modifiables, partageables et supprimables autant de fois que les utilisateurs le souhaitent.
Par défaut les vues créées n’appartiennent qu’à l’utilisateur qui les crée. Depuis la liste des vues enregistrées dans la recherche avancée, il est possible d’accorder plus de privilèges aux autres utilisateurs du CRM:
  • Attribuer : Tout comme un enregistrement CRM, une vue peut changer de propriétaire.
  • Modification : Donne le droit de modifier une vue (Colonnes, Filtres, etc…)
  • Suppression : Donne le droit de suppression de la vue personnelle
  • Partage : Donne l droit d’étendre le partage à d’autres utilisateurs. l’objectif étant de faire profiter tous les intervenants qui pourraient utiliser efficacement cette vue
  • Lecture : Donne accès à la vue à cet utilisateur
Remarque : Par rapport à mon expérience, je déconseille de donner le droit de Suppression  à un autre utilisateur. Il serait dommage de perdre des vues soigneusement réalisées…
Pour réaliser les actions listées ci-dessus, il faut se rendre dans la recherche avancée.
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Dans la nouvelle fenêtre ou onglet qui s’ouvre, sélectionner l’entité dans laquelle se trouve la vue à partager (ici, je sélectionne Contact)
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Ensuite, si votre vue est déjà existante, cliquer sur Vues Enregistrées
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La liste de toutes les vues personnelles apparaît.
Pour réattribuer une vue (donc changer son propriétaire), sélectionner la vue cible et cliquer sur le bouton Attribuer un élément Vues enregistrées

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Ensuite, choisir un autre utilisateur du CRM puis cliquer sur Attribuer
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La vue appartiendra désormais à l’utilisateur ciblé.
Pour accorder plus de privilèges à une vue, sélectionner la vue cible et cliquer sur Partager. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
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Ajouter un nouvel utilisateur pour lui accorder des privilèges sur cette vue.
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Recherche un ou plusieurs utilisateurs et cliquer sur Ajouter
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Ensuite, sélectionner les privilèges à donner à cet utilisateur (Se référencer à la liste au début de cet article)
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Maintenant l’utilisateur Tanguy Touzard a accès à cette vue dans la liste de ces vues personnelles. Il peut donc la voir, la modifier, l’attribuer à un autre utilisateur et la partager à son tour mais pas la supprimer.